Automatyzacja procesów
Powtarzalne czynności zostaw programowi.
Jeśli zadanie za każdym razem składa się z tych samych kroków, zwykle może je wykonywać program uruchamiany według harmonogramu albo mała usługa. Zrobi to niezawodnie, nawet o trzeciej w nocy, i nigdy się nie znudzi. Nie chodzi o to, żeby wyłączyć ludzi z procesu, tylko o to, żeby nie spędzali dnia na czynnościach, które komputer wykona lepiej.
Co robię
Uruchamiam zadania według harmonogramu
Program o ustalonej porze pobiera pliki z poczty, folderów sieciowych albo innych systemów, przetwarza je i zapisuje wyniki tam, gdzie powinny trafić.
Tworzę dokumenty z szablonów
Umowy, pisma, raporty i e-maile generowane na podstawie twoich danych, za każdym razem spójne.
Odczytuję dane z dokumentów
Dane wyciągane z plików PDF i innych dokumentów, z kontrolą poprawności. Nietypowe przypadki sprawdza człowiek.
Porządkuję przekazywanie spraw
Prosty i przejrzysty obieg pracy między osobami, dzięki któremu nic nie czeka niezauważone w skrzynce e-mail.
Zapewniam wgląd w każdy krok
Każdy zautomatyzowany krok zostawia zapis w dzienniku, a gdy coś wymaga uwagi człowieka, program wysyła powiadomienie.
Czy warto to automatyzować? Jak o tym decyduję
| Co widzę | Co zwykle proponuję |
|---|---|
| Zadanie powtarza się często, a kroki są zawsze takie same | Pełna automatyzacja |
| Kroki są takie same, ale niektóre przypadki wymagają indywidualnej oceny | Automatyzacja rutyny, a wyjątki trafiają do człowieka |
| Zadanie wykonuje się kilka razy w roku | Często wystarczy lista kontrolna albo szablon |
| Proces ciągle się zmienia albo nie ma zgody, jak powinien przebiegać | Najpierw uporządkować proces, potem go zautomatyzować |
| Dokumenty przychodzą w wielu różnych układach | Automatyczne odczytywanie danych z kontrolą poprawności, a AI tylko tam, gdzie naprawdę pomaga |
Automatyzacja źle działającego procesu sprawia tylko, że błędy pojawiają się szybciej. Czasem pierwszym krokiem jest ustalenie, jak praca powinna przebiegać.
Jak przebiega typowy projekt automatyzacji
Przegląd procesu
Pokazujesz mi, jak dziś wygląda to zadanie, łącznie z wyjątkami.
Wyodrębnienie rutyny
Oddzielam kroki, które się nie zmieniają, od tych, które wymagają indywidualnej oceny.
Zakres
Pisemna oferta: co zostanie zautomatyzowane, co nadal będzie robione ręcznie i ile to kosztuje.
Praca równoległa
Automatyzacja działa równolegle z ręcznym procesem, dopóki wyniki nie będą zgodne.
Przekazanie
Dokumentacja, czytelny dziennik zdarzeń i osoba odpowiedzialna za wyjątki.
Częste pytania
Co się dzieje, gdy przypadek nie pasuje do reguł?
Trafia do człowieka z podaniem przyczyny. Dobra automatyzacja obsługuje rutynę i sprawia, że wyjątki łatwo zauważyć. Niczego nie zgaduje.
Gdzie działa automatyzacja?
Tam, gdzie pasuje do twojej infrastruktury: na serwerze albo komputerze z Windows, który już masz, albo jako mała usługa w chmurze. Ustalamy to w ofercie, razem z tym, kto będzie się nią opiekować.
Skąd wiadomo, że zadanie zostało wykonane?
Każde uruchomienie zostawia czytelny zapis w dzienniku, a gdy coś się nie uda albo potrzebna jest decyzja, dostajesz powiadomienie. Żaden błąd nie powinien przejść niezauważony.
Czy możesz zautomatyzować pracę w systemie, nad którym nie mamy kontroli, na przykład w portalu dostawcy?
Czasem tak. Zależy to od możliwości systemu i jego regulaminu. Opisz sytuację, a powiem, co da się zrobić.