Автоматизация процессов
Пусть рутинные операции выполняет программа.
Если задача каждый раз выполняется по одной и той же схеме, её обычно можно поручить программе, которая запускается по расписанию, или небольшому сервису. Такая автоматизация работает надёжно и без устали, даже в три часа ночи. Цель не в том, чтобы убрать людей из процесса, а в том, чтобы они не тратили рабочий день на то, с чем компьютер справится лучше.
Что я делаю
Настраиваю задания по расписанию
Программа в назначенное время забирает файлы из почты, сетевых папок или других систем, обрабатывает их и сохраняет результат туда, где он нужен.
Формирую документы по шаблонам
Договоры, письма, отчёты и сообщения формируются из ваших данных и всегда оформлены одинаково.
Извлекаю данные из документов
Данные из PDF и других документов извлекаются автоматически и проходят проверку, а необычные случаи просматривает сотрудник.
Налаживаю согласования и передачу задач
Простая и наглядная схема передачи работы между сотрудниками, чтобы ничего не застревало в чьей-то почте.
Делаю каждый шаг прозрачным
Каждый автоматический шаг оставляет запись в журнале, а когда нужно решение человека, приходит уведомление.
Когда автоматизация окупается? Как я принимаю решение
| Что я вижу | Что я обычно предлагаю |
|---|---|
| Задача повторяется часто, и шаги всегда одинаковые | Автоматизировать полностью |
| Шаги одинаковые, но некоторые случаи требуют решения человека | Автоматизировать рутину, а исключения передавать сотруднику |
| Задача возникает несколько раз в год | Часто достаточно чек-листа или шаблона |
| Нет единого понимания процесса, или он постоянно меняется | Сначала договориться о процессе, потом автоматизировать |
| Документы приходят в самых разных форматах | Автоматическое извлечение данных с проверками, а ИИ только там, где он действительно помогает |
Если автоматизировать плохо устроенный процесс, ошибки просто начнут возникать быстрее. Поэтому иногда сначала нужно договориться, как должна идти работа.
Как обычно проходит проект по автоматизации
Знакомство с работой
Вы показываете, как задача выполняется сейчас, включая исключения.
Выделение рутины
Я отделяю неизменные шаги от тех, где нужно решение человека.
Объём работ
Письменное предложение: что автоматизируется, что по-прежнему выполняется вручную и сколько это стоит.
Параллельный запуск
Автоматизация работает параллельно с ручным процессом, пока результаты не совпадут.
Передача
Документация, понятный журнал и ответственный за исключения.
Вопросы по теме
Что происходит, если случай не подходит под правила?
Он передаётся сотруднику с указанием причины. Хорошая автоматизация берёт на себя рутину и делает исключения заметными. Она ничего не угадывает.
Где работает автоматизация?
Там, где это удобно для вашей инфраструктуры: на сервере или компьютере с Windows, который у вас уже есть, либо в виде небольшого облачного сервиса. Это мы согласуем в предложении, как и то, кто будет её сопровождать.
Как понять, что задание выполнилось?
Каждый запуск оставляет понятную запись в журнале, а если что-то пошло не так или нужно решение, вы получаете уведомление. Сбои не должны оставаться незамеченными.
Можно ли автоматизировать работу в системе, которую мы не контролируем, например на портале поставщика?
Иногда да. Это зависит от возможностей системы и её условий использования. Опишите ситуацию, и я скажу, что можно сделать.