Отчёты и базы данных
Цифры, которые не нужно перепроверять.
Если отчёт готовят дольше, чем читают, или итоги сверяют на глаз, потому что им никто не доверяет, проблема обычно в том, как собираются данные, а не в людях. Я настраиваю отчёты, загрузку данных и сверки так, чтобы цифры проверялись автоматически, а сотрудники могли думать о том, что эти цифры означают.
Что я делаю
Автоматизирую регулярные отчёты
Отчёты формируются по расписанию из всех источников, каждый раз по одним и тем же правилам, и приходят в виде файлов Excel, PDF или писем.
Делаю загрузку данных надёжной
Каждая строка проверяется, неподходящие строки откладываются с указанием причины, а повторная загрузка тех же данных исключена.
Автоматизирую сверки
Данные разных систем или периодов сравниваются по заданным правилам, и вы видите только те расхождения, которые требуют внимания сотрудника.
Очищаю и переношу данные
Разовая очистка и перенос данных. Прежде чем что-либо переключать, я проверяю результат на реальных данных.
Привожу базу данных в порядок
Описываю её содержимое, ускоряю медленные запросы и создаю стабильные представления, на которых строятся отчёты.
Excel, база данных или и то и другое?
| Ситуация | Что обычно стоит сделать |
|---|---|
| Несколько человек, один отчёт, правила часто меняются | Оставить Excel, но загружать данные автоматически |
| Данные из нескольких источников каждый раз сводятся по одной схеме | Задание по расписанию, которое формирует отчёт |
| Таблица превратилась в базу данных | Перенести данные в SQL Server, а Excel оставить для просмотра и анализа |
| Итоги должны совпадать в разных системах | Автоматическая сверка со списком расхождений |
| Руководители хотят сами анализировать данные | Подготовленные представления или таблицы для вашего инструмента отчётности |
Часто дело не в новом инструменте, а в надёжном способе загружать чистые данные в тот, которым вы уже пользуетесь.
Как обычно проходит проект с данными
Происхождение цифр
Откуда берётся каждая цифра и что с ней происходит по пути.
Правила
Что считается правильным, что является исключением и кто это решает.
Объём работ
Письменное предложение: что меняется, сколько это стоит и как мы проверим результат.
Разработка и сравнение
Новый процесс работает параллельно со старым, пока цифры не совпадут.
Передача
Работающий процесс, описанные правила и способ убедиться, что он выполнился.
Вопросы по теме
Вы делаете дашборды?
Я специализируюсь на данных, на которых строятся отчёты: их сборе, проверке и своевременной доставке, обычно в виде файлов Excel, PDF или представлений в базе данных. Если вы пользуетесь инструментом отчётности, укажите его, и я честно скажу, чем могу помочь.
С какими базами данных вы работаете?
В основном с Microsoft SQL Server. Если ваши данные хранятся в другой системе, опишите её, и я скажу, смогу ли помочь.
У нас конфиденциальные данные. Как быть?
До того как вы предоставите какие-либо данные, мы договоримся о способе доступа. Часто можно начать со структуры и небольшого примера с вымышленными значениями. Если нужно NDA, мы можем подписать его заранее.
Можете ли вы работать с базой данных, которую настроил поставщик нашей программы?
Чтение данных обычно не вызывает проблем. Возможность записи зависит от того, что допускает поставщик. Я проверяю это, прежде чем что-либо предлагать, чтобы программа поставщика продолжала работать корректно.